PUSLITBANG HORTIKULTURA   
Foto untuk : Pengelolaan Surat Dinas Lebih Cepat dengan TNDE

Pengelolaan Surat Dinas Lebih Cepat dengan TNDE

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan, juga sebagai acuan dalam pengelolaan persuratan elektronik di Lingkup Kementerian Pertanian sekaligus mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan yang transparan, akuntabel,  efektif dan efisien

Manfaat TNDE
  • Mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju.
  • Mengurangi penggunaan kertas (paperless) 
  • Bisa diakses melalui Internet dengan menggunakan perangkat mobile
  • Dokumen otomatis terdokumentasi secara elektronik
  • Posisi surat mudah dilacak

Alur Proses Surat Masuk Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian

 

Peran dan tugas masing-masing level pengguna TND

Registrator Unit Kerja :
  1. Menerima dan memilah surat sesuai dengan tingkat keamanan surat (Biasa, Rahasia dan Sangat Rahasia);
  2. Melakukan alih media (Scanning) untuk surat masuk yang sifatnya “Biasa”;
  3. Hasil alih media harus berformat PDF
  4. Meregistrasi surat masuk ke dalam aplikasi TNDE; 
  5. Memeriksa kembali hasil registrasi sebelum mengirim surat masuk kepada panitera/ sekretaris
Panitera:
  1. Menerima dan meregistrasi surat masuk
  2. Memeriksa dan meneruskan surat masuk dari registrator unit ke atasan langsung
  3. Memeriksa surat masuk pimpinan
  4. Mengingatkan pimpinan apabila ada surat yg belum ditindaklanjuti
  5. Menerima dan melaksanakan disposisi pimpinan
Pejabat Struktural :
  1. Menerima dan memeriksa surat masuk dari panitera maupun dari disposisi atasan;
  2. Melaksanakan isi surat masuk/disposisi dari atasan dan atau mendisposisi kembali ke eselon di bawahnya;
  3. Memantau tindak lanjut surat masuk yang telah didisposisi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menscanning surat masuk dalam aplikasi TNDE:
  1. Surat yang akan diproses di Aplikasi TNDE bukan surat yang sifatnya rahasia;
  2. Apabila dalam bentuk buku, yang di scanning hanya sampul surat, dan aslinya tetap disampaikan ke atasan disertai dengan lembar disposisi manual;
  3. Apabila jumlah lembar surat lebih dari sepuluh lembar yang discanning dibatasi 5-6 lembar diawal surat  atau pengantar surat saja dan aslinya tetap disampaikan ke atasan disertai dengan lembar disposisi manual;
  4. Format hasil proses scanning dalam bentuk PDF. (UQ)